−92 % de temps administratif sur le traitement des réserves de Garantie de Parfait Achèvement
Comment Fayat Immobilier a automatisé de bout en bout le flux GPA d'une résidence livrée — de l'email entrant à la clôture du quitus signé.
Le client
Fayat Immobilier est un promoteur immobilier filiale du groupe Fayat. Les Responsables de Programmes suivent les réserves de Garantie de Parfait Achèvement (GPA) sur chaque résidence livrée pendant un an : un travail administratif chronophage qui mobilise plusieurs heures par semaine de saisie, classification, envoi de fiches et de relances.
Le besoin
À chaque réception d'un email de réserve par un résident ou un occupant, le Responsable de Programmes devait : lire le mail, classer la criticité selon le CCAG, créer manuellement une fiche d'intervention Excel, l'envoyer au maître d'œuvre d'exécution, accuser réception auprès du déclarant, consigner dans un tableau de suivi, planifier des relances. Multiplié par plusieurs dizaines de réserves par résidence et plusieurs résidences en gestion simultanée, le temps administratif devenait significatif.
Ce que nous avons fait
Nous avons conçu et déployé un système d'automatisation de bout en bout du flux GPA, en pilote sur une première résidence livrée :
Lecture & extraction par agent IA
Chaque email entrant est analysé. L'agent extrait les réserves (une ou plusieurs par mail), identifie le déclarant, l'occupant, le logement, la pièce et le type de défaut.
Classification automatique selon le CCAG (Art. 18.27)
La criticité est attribuée par règle métier et raisonnement par conséquence : danger immédiat, dégât en cours d'aggravation, inconfort, esthétique.
Validation humaine en boucle
Avant tout envoi, un email de validation permet au Responsable de Programmes de valider, refuser ou ajuster (criticité, attribution des photos aux réserves). « Humain dans la boucle » préservé.
Fiche d'intervention & accusé de réception
Une fiche d'intervention est générée à partir d'un template, complétée automatiquement, et envoyée au maître d'œuvre d'exécution. Un accusé de réception part simultanément au déclarant.
Tableau de suivi horodaté
L'ensemble des données est consigné dans un tableau de suivi avec horodatage et lien direct vers le thread email d'origine. Traçabilité complète.
Clôture automatique sur quitus signé
À réception du quitus, un agent vérifie automatiquement la présence de la signature manuscrite et clôture la réserve dans le tableau de suivi.
Résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de traitement par réserve | ~25 min | ~2 min |
| Temps administratif libéré | — | −92 % |
| Délai d'envoi de l'accusé de réception | 24 à 72 h | < 5 min |
| Application des règles de criticité | Variable selon opérateur | Systématique et homogène |
| Traçabilité des opérations | Partielle | Complète et horodatée |
À l'échelle d'un Responsable de Programmes gérant 3 à 5 résidences en GPA simultanément, l'automatisation libère plus de 100 heures de temps administratif par an, qui peuvent être réinvesties dans le suivi terrain et la relation client.
Technologies
Plateforme d'automatisation low-code n8n hébergée en Union européenne, modèles d'IA Mistral (extraction texte et analyse d'images de quitus), intégrations Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive). Toutes les données restent dans l'écosystème de l'entreprise cliente.
Phase actuelle
Le système est en phase pilote sur une première résidence livrée. L'extension à d'autres résidences est en cours de discussion avec le client.
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